Para as equipas administrativas, o MedicineOne disponibiliza também um conjunto de ferramentas que lhes permitem a optimização dos processos diários. Estes processos envolvem a gestão das agendas de profissionais, espaços e equipamentos, a gestão de salas de espera integradas com o sistema de quiosque e de chamada de utente, toda a facturação e também a gestão de arquivo clínico em papel.

Agenda no MedicineOne

O MedicineOne permite a gestão completa das agendas dos profissionais clínicos, de espaços e de equipamentos num ambiente semelhante à mais popular agenda, o Microsoft® Outlook. Para cada um destes é possível definir, de forma inteiramente livre, os horários de trabalho, a duração dos ciclos, bem como os actos associados. Através do uso de cores na definição dos horários, é possível aos gestores da agenda efectuarem uma leitura fácil e rápida da organização e preenchimento da mesma.

A consulta das agendas é extremamente fácil, uma vez que permite o uso de várias vistas de dia, semana, mês, ou dias seleccionados. A pesquisa de marcações ou de vagas é também suportada de forma simples e rápida para facilitar o processo de agendamento. As marcações obedecem a um conjunto de regras configuradas no BackOffice que reflectem as regras de funcionamento da unidade de saúde.

À medida que os utentes chegam à unidade de saúde e são atendidos, as marcações vão alterando o seu estado, sendo este reflectido na agenda através de cores específicas para cada um. Cada profissional pode efectuar bloqueios de tempo na sua agenda para impedir marcações em períodos da sua ausência.

Além da gestão das marcações, é também possível gerir listas de espera para marcações por pessoa, espaços, equipamentos ou especialidades, que podem posteriormente ser transferidas para uma das agendas da unidade de saúde.

Dentro do módulo administrativo, é ainda possível realizar importantes actividades administrativas interigadas com os profissionais de saúde como: renovação de forma completamente electrónica de receituário crónico, pedidos de guias de consulta, de credenciais de análises e MCDTs, bem como outros pedidos. Cada um destes pedidos é transformado em tarefas de trabalho que entram nas listas de trabalho de cada profissional. Desta forma, é dispensado o papel habitualmente usado, os profissionais clínicos são informados instantaneamente das tarefas a realizar e poderão validar e executar o pedido com apenas alguns cliques de rato.

Através do portal MedicineOne, os utentes poderão também, depois de entrar na zona reservada com os seus dados pessoais, solicitar a realização de algumas destas actividades como o pedido de renovação de receituário e pedido de marcação de consulta.

Facturação a Utentes e Entidades

Todo o processo de cobrança de taxas moderadoras, facturação a utentes e entidades está integrado com a agenda e processo clínico. A partir dela, o MedicineOne despoleta o processo de cobrança de taxas e de facturação. Neste processo, são tidas em conta as regras de facturação específicas para o sistema de saúde do utente, podendo existir preços diferentes para o mesmo acto, de acordo com o sistema de saúde do utente. O MedicineOne está apto a gerir todas as especificidades dos serviços de saúde com grande presença no mercado como a Medis, MultiCare e AdvanceCare.

Além de toda a facturação, são disponibilizados módulos para a emissão de notas de crédito e débito, cauções, gerir contas-correntes dos utentes e entidades, mapas de caixa, mapas de pagamentos aos profissionais, mapas de débitos e resumos de facturas.

Facturação nos Cuidados Continuados

Da mesma forma, as especificidades da facturação nas unidades de saúde de cuidados continuados são cobertas pelo MedicineOne. Para este tipo de unidades foi concebido um módulo que permite, de forma rápida, a facturação de cuidados de saúde às ARS dos utentes e a facturação do apoio social aos utentes, bem como a emissão do mapa resumo mensal.

A compilação das diárias de internamento e “diárias” de apoio social é feita de forma automática para que não seja necessária a intervenção manual no momento da facturação, embora seja possível efectuar alterações no momento da emissão do documento.


Gestão de Arquivo em papel

Nas unidades hospitalares, uma eficaz gestão do arquivo clínico em papel é extremamente importante para uma boa organização da consulta. O MedicineOne está apto a gerir o arquivo clínico em papel e todos os fluxos associados, de forma integrada com as agendas. Algumas das tarefas cobertas pela solução são:

• Requisição de processos avulso;
• Requisição massiva de processos a partir das agendas;
• Envio de processos para outros serviços;
• Pesquisar processos;
• Consultar histórico de movimentos;
• Estatísticas.

Através da integração com a agenda é possível saber, para cada marcação, se o processo correspondente já se encontra no local onde será realizada a consulta ou não.